Il principio di fondo di un o WCM (Web Content Management), nel caso specifico di pubblicazioni web, è quello di svincolare completamente l'autore da qualsiasi problematica relativa alla formattazione dei contenuti secondo lo stile grafico previsto dal sito. In questo modo la gestione dei contenuti è delegata a chi li conosce, evitando l'intervento da parte di personale tecnico per la formattazione, la codifica e la pubblicazione.
L'attività redazionale è supportata da un'interfaccia utente simile a quella di un comune word processor, comprendente le funzioni di formattazione come il grassetto, il corsivo, l'elenco puntato, l'allineamento ecc. Nel caso di un articolo, ad esempio, si troverà un box per il titolo, un box per il contenuto principale (corpo), uno per la sintesi e uno per le parole chiave (preziose per la classificazione e la ricerca di informazioni). Di norma è possibile corredare un articolo con file e immagini, in modo da arricchirne il contenuto informativo.
Un sistema CMS, basato su tecnologia web, è utilizzabile in ogni momento tramite un qualsiasi browser per la navigazione internet. Un utente autorizzato può collegarsi attraverso Internet anche da una sede remota e, dopo essersi autenticato, può accedere al sistema intervenendo sui contenuti del sito.
Tutte le informazioni inserite in un sistema di web Content Management sono archiviate con una serie di dati accessori, meta-data, necessari per catalogare ed identificare ogni singolo contenuto. Un esempio di queste informazioni aggiuntive sono: autore, data di pubblicazione, data di archiviazione e di modifica.
Altra fondamentale caratteristica di un sistema CMS è la gestione del workflow, l'insieme di passaggi che caratterizzano il processo di lavorazione e pubblicazione di contenuti.
Un tipico workflow di tipo editoriale può essere:
- il redattore scrive il contenuto e lo carica nel CMS;
- il revisore controlla è approva il contenuto;
- il responsabile del sito pubblica il contenuto nella sezione appropriata.
In questo esempio più persone possono lavorare contemporaneamente alla gestione editoriale di un sito, garantendo un elevato standard di qualità.
Questo tipo di gestione dei contenuti non influenza lo stile grafico in uso nel sito; le informazioni, infatti, sono inserite nelle pagine unendo in tempo reale il layout grafico predeterminato ed i dati contenuti nel CMS.
I contenuti editoriali, la grafica e l'impaginazione sono svincolati, inoltre il sistema permette di rendere immediatamente disponibili tutte le modifiche apportate.
Ulteriori vantaggi offerti da una piattaforma Content Management System:
- è possibile cambiare la veste grafica e l'impaginazione di un sito senza dover intervenire in nessun modo sui contenuti;
- i contenuti possono essere pubblicati in differenti layout grafici (intranet, extranet, sito), senza doverli duplicare;
- è garantita l'uniformità di presentazione dei contenuti in tutte le parti del sito, essendo questa generata automaticamente;
- è garantita una corretta divisione di compiti tra grafici, programmatori e redattori di contenuti;
- rende chiaro il processo di pubblicazione dei contenuti, workflow, e le responsabilità degli attori coinvolti in esso.
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