L'approccio al VoIP richiede gradualità; è necessario integrare le nuove tecnologie con i sistemi già presenti in azienda, sostenendo investimenti sia in infrastrutture che in formazione.
Con un progetto accurato tuttavia, è possibile portare a compimento un sistema VoIP in tempi brevi, con un ritorno prevedibile dell'investimento.

Il vantaggio economico offerto dalla tecnologia VoIP è consistente nelle tratte a lunga distanza, mentre è trascurabile per le comunicazioni locali o dirette alla rete mobile.
In questi anni di progressiva diffusione del VoIP, tuttavia, si è visto come per le PMI uno dei principali valori di questa tecnologia sia non tanto il trasporto della voce su IP, quanto il trattare la comunicazione vocale al pari degli altri dati o delle applicazioni aziendali.

Mediante l'impiego del VoIP quindi non si ottiene semplicemente la riduzione dei costi di trasporto vocale, ma anche la possibilità di creare nuovi servizi: se la voce diventa uno dei tanti flussi digitali in rete, si possono creare applicazioni e servizi che erano prima troppo costosi o addirittura impossibili da implementare.

Voice with presence

Mediante l'impiego del VoIP è possibile definire un numero personale virtuale, con la possibilità di lavorare da qualsiasi postazione, sia essa in azienda o remota, potendo sempre essere raggiunti da chi è abilitato a farlo.
Il centralino VoIP (IP PBX) è infatti in grado di "sentire" quali interlocutori sono on-line, e conosce l'indirizzo IP locale o remoto del destinatario al quale veicolare la comunicazione.

Click to conference

In un sistema VoIP è possibile sapere costantemente chi è raggiungibile. Organizzare un meeting estemporaneo è questione di pochi click, basta far partire dal proprio desktop una chiamata contemporanea al gruppo di persone che si intende coinvolgere, sapendo già in partenza che sono raggiungibili.

Click to talk

Il servizio di call-back, spesso presente in siti aziendali, che faceva transitare via rete la richiesta di essere richiamati da un tecnico o un operatore, viene sostituito oggi dal "click to talk".
Direttamente dal sito web dell'azienda, con un semplice click, il cliente può colloquiare con un operatore, e se questo non è competente per il tipo di domanda redirige la conversazione istantaneamente ad un suo collega, che magari si trova fisicamente in una sede differente.

Voice mailing

L'integrazione tra posta elettronica e tecnologia VoIP permette di raccogliere messaggi vocali e di reindirizzarli via email; ogni messaggio potrà contenere i dati della chiamata e in allegato il messaggio audio del chiamante.

Videoconferenza

La naturale estensione del trasporto vocale su IP è costituita dalla videocomunicazione. Oggi buona parte degli utenti dei sistemi di videoconferenza è passato al trasporto su IP. Questa migrazione è stata indotta sia dal costo delle comunicazioni ISDN a lunga distanza, sia per la non perfetta compatibilità a livello internazionale delle infrastrutture ISDN.

Voce ma anche video quindi, il futuro sembra ormai tracciato verso una rete multimediale, distribuita, composta da terminazioni intelligenti, basata su piattaforma IP.