L'esempio sicuramente più noto è Wikipedia, una ormai enorme enciclopedia su Internet (circa 1 milione e mezzo di voci!) i cui testi sono scritti direttamente dagli utenti. Il ragionamento che ha dato vita a Wikipedia è semplice: se sei un esperto di qualcosa, scrivilo sul wiki; gli altri utenti potranno eventualmente correggere i tuoi errori, o aggiungere e aggiornare le informazioni.

In questo modo, un sito web non è solo qualcosa da leggere, ma diventa un luogo in cui scrivere e condividere informazioni in maniera molto semplice: basta collegarsi ad Internet.

Quale può essere, quindi, il vantaggio dell'adozione di un wiki da parte di un'azienda?

Un wiki aziendale può essere utile in tutti quei casi in cui occorre raccogliere informazioni da più fonti, mantenerle aggiornate e metterle a disposizione di tutti gli interessati. L'accesso al wiki può essere protetto, quindi potremo crearlo per i nostri dipendenti, oppure per particolari categorie di utenti (fornitori, clienti ecc.).

Pensiamo, per esempio, ad un'azienda con sedi lontane fra loro, che necessita di tenere in contatto i dipendenti delle varie sedi e mettere a disposizione di tutti informazioni aggiornate, magari durante lo svolgimento di un particolare progetto; oppure il caso, più frequente, in cui occorre riunire in uno stesso luogo vari materiali di lavoro usati da più persone, per permettere a tutti gli interessati di poterli ritrovare e aggiornare facilmente.

Con un wiki, le informazioni possono essere raccolte in un unico sito e aggiornate direttamente dalle persone interessate; non è necessario avere conoscenze tecniche per usare un wiki, anzi, l'utilizzo è molto intuitivo e immediato. Il wiki, in questo caso, funziona come una banca dati versatile e facile da usare; chiunque possieda informazioni utili potrà facilmente aggiungerle al wiki, a vantaggio di tutti. In definitiva, un'ottima alternativa a sistemi di gestione delle informazioni più complessi da organizzare e gestire.

La scelta del wiki più adatto deve essere valutata caso per caso. Sul mercato sono ormai disponibili decine di tipi di wiki che offrono varie funzionalità, anche avanzate (protezione degli accessi, traccia delle diverse versioni di un testo, condivisione di file, gestione comune di calendari e liste di attività ecc.), tali da poter soddisfare un vasto numero di esigenze specifiche.

Per concludere, una curiosità: "wiki" è una parola hawaiana che significa "veloce", e fu scelta dall'inventore di questo particolare tipo di sito web durante... una vacanza alle Hawaii! Segno di quanto la nuova stagione di Internet stia trasformando il modo stesso di pensare gli strumenti creati per facilitare la vita e il lavoro di ogni giorno.